¿Sientes que las reuniones que llevas a cabo no son lo suficientemente productivas? Una reunión es un intercambio de ideas con personas que hablan nuestro mismo idioma (en la mayoría de los casos), que están en la misma localidad que nosotros (en la mayoría de los casos) pero poseen diferentes visiones del negocio. Es por eso que dejo unos cuantos tips aplicados a la realidad local, no son los únicos pero al menos te darán una idea de dónde empezar si necesitas ayuda en el arte de las reuniones.
1. Convoca al personal necesario
Identificar al personal necesario para una reunión parece fácil pero no lo es, es común realizar acuerdos y luego ver cómo cambian en cuanto un colaborador clave se entera. Para evitarlo apóyate en tu jefatura u otros analistas con experiencia, lleva un registro del personal, su cargo y su teléfono para consulta en futuras convocatorias. Ten cuidado también cuando envían un representante, pues se exponen a realizar acuerdos que luego son desconocidos por el principal responsable generando pérdidas de tiempo.
2. Envía con anticipación los puntos a tratar en la reunión
Si es posible, envía con anticipación la presentación misma, esto le dará a los convocados una idea de lo que se conversará en la reunión y así podrán invitar a otras personas que pueden aportar o definir si realmente es necesaria su presencia. Las reuniones deben ser convocadas de preferencia durante la mañana, ya que luego de almuerzo la gente suele sentirse un poco incómoda (ni qué decir de convocar una reunión a la misma hora de almuerzo, salvo seas el dueño de la empresa).
3. Sé Puntual (repetir hasta interiorizar)
Se recomienda llegar a la sala 10 minutos antes para asegurar que no hay problemas con el material audiovisual o con la sala misma. Una empresa que no cuida de una cultura de puntualidad dice mucho, si un colaborador no es puntual, es muy probable que tampoco lo sea con sus compromisos de fechas, fíjate qué colaboradores son los más impuntuales para hacer un seguimiento más estricto de sus compromisos. No es conveniente reclamar a algún asistente por su impuntualidad pues siempre tendrá una excusa, hazle un repaso de lo avanzado y pídele su opinión de los acuerdos que se hayan tomado.
3. Hablar y dejar hablar
Siempre encontrarás colaboradores que en su afán por destacar terminan siendo los únicos que hablan, perdiéndose la función más importante de una reunión, que es la de intercambiar opiniones desde cada una de las visiones que se tiene de la empresa. Si algún participante no habla, anímalo con el clásico "y tú/usted qué opina(s)?", ten en cuenta que de sus opiniones depende el éxito de tu reunión.
Son muchas las oportunidades en las que un participante recuerda algún tema en especial y casi sin darse cuenta todos se empiezan a decantar por una sub-reunión, esto es muy peligroso y debe manejarse con suma cautela y firmeza. Propón anotar el tema para una siguiente fecha pues el tiempo que disponen es breve. Por otro lado, el uso del móvil para revisar correos o whatsapp, si bien es una falta de consideración, distrae al participante del desarrollo de la reunión. Capta nuevamente la atención del colaborador con algún punto de su interés o pide su opinión de lo que se esté hablando. Si la reunión es numerosa, evita que se formen mini-reuniones con personas hablando de un tema relacionado o de algo completamente distinto, lo normal es solicitar a los presentes que mantengan una sola reunión.
5. No hacerla larga
Es recomendable recordar a los participantes del tiempo total que tomará la reunión, ojo que 30 minutos es bastante tiempo. Si ya sabes que siempre se toman 15 minutos en llegar a la sala, en tus convocatorias coloca 15 minutos adicionales al tiempo que crees que demorará la reunión. Termina en el tiempo acordado, si hay algo pendiente y sabes que su discusión tardará, entonces prográmalo para una siguiente reunión.
6. Si la reunión fue productiva, ¡menciónalo!
Todos los presentes en una reunión realmente se sienten contentos con escuchar que la reunión fue productiva, pues su inversión de tiempo ha valido la pena.
7. Generar un acta de la reunión y realizar seguimiento a los acuerdos
En las 24 horas siguientes debes enviar el acta con los acuerdos y los compromisos claramente establecidos, coloca un solo responsable y una fecha límite de cumplimiento. Algunas empresas son más estrictas y exigen el envío de una conformidad de los participantes, sin embargo lo más práctico es colocar un tiempo límite para observaciones, luego del cual se dará como acta aceptada. Sé bastante cauteloso con la ortografía, aunque no lo notes dice mucho de tu calidad profesional.
8. Sigue mejorando
Finalmente mira qué otras cosas puedes mejorar en la siguiente reunión para hacerla más productiva, mira la web, consulta con analistas de más experiencia en tu área y verás cómo poco a poco vas tomando confianza con reuniones cada vez más efectivas.
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